こないだ、あるNPOの運営会議で、とても嬉しいことがおきました。「前回(6月)の運営会議で今回(8月)の運営会議までに、これとこれをやる」と決めていたんですが、それが全て実現!できたんです。

「なにをあたりまえなことを」といってはいけません。実は多くのNPOにとって、会議で決まったことを、着実に実現させる。ということは結構難しいことなんです。

今回のケースでは、数えて見るとなんだかんだで17個の実現対象事項がありました。実現したのは、その全ての17個プラス1個の計18個。プラスの1個は、次々回(10月)の運営会議までに実現する予定だった中期計画のレビューが先に出来てしまったというものです。

この「実現力」のある運営会議、5月ごろからのいろいろな取り組みの流れをうけてのことではあるんですが、具体的なポイントで気がついたことをいくつか。

何か具体的アクションを役割分担する場合、その関係者が一同に会せる日を無理しても設定する。
そのNPOの運営会議の場合、具体的な改善アクションを決めると、運営委員の誰かが主担当となって、具体的なアクションに着手します。今回、こだわったのは、そうした「役割を持つ」運営委員が必ず集まれる日に次回の運営委員会を設定したことです。ですので、会議の日時設定は2月以上前に行われていたことになります。理事会(運営会)の実現力の度合いと出席率との関係は明らかにあるように思います。

議事録は作成するが、1年間を通じて見れるアクションシートのような早見表も作成する
会議をやると、どの団体でも議事録などを作成します。しかし、実現力ある運営(理事)会のためには、アクションシートのようなものをエクセルで作成することをオススメします。これは、アクションのテーマ、具体的内容、次回の会議までの取り組み事項、担当者が書かれている表です。縦にアクションを並べ、右に具体的内容、次回の会議までの取り組み事項、担当者と伸びていきます。
ポイントは一覧性の高さと、継続的フォローアップの容易性です。
A4タテガミで書かれた議事録って、何回か会議を重ねると、何がどう進捗したのかがだんだん分からなくなってきます。

アクションシートは、当面取り組むべき課題が一覧になっていて、そもそも何が課題で、何時までに誰が何をするのかが書かれています。このシートに8月の運営会までにこれが実現した、10月までにこれに着手といったことを順次書き加えていくことで、出席者が同じマインドを持って取り組むことができます。

会議では、まず、このアクションシートを見ながら、達成状況を確認して「ひとつづつ潰す」という感じの議論をしていくと、会議運営がグンと実現力重視マインドになります。

NPOでの会議(理事会、運営会議)は、必ず堂々巡りをやります。これは出席者が非常勤の方が大半で、情報ギャップがあるために、背景をその都度説明しなおすためで、そこで既に決定したことを再度議論したりすることがよくあります。
とにかく、何が既に決まっていて、何に着手して、今回の会議では何を確認するとよいのかというのを、1年間、同じシートでずっとおっかけていくと、議論がぶれずにすむように思います。