ご無沙汰していますー。前回のサンフランシスコ便りを書いてから早2ヶ月ほど経ちました・・・。書く内容を忘れる前に早速書き足したいと思います(笑)。

前回の続きと言うことで「イベントの企画、マネッッジメント側からの話」です。

確かイベント企画は4−5ヶ月前から始まり、中心的ファンドライジング委員は25人ほど。小規模なNPOの方々は「残念ながら、うちには理事会を合わせても、25人も関係者はいないのよね〜。」と思っているのでは・・・?

そ・れ・が、実は1000人規模のイベントを企画・実行したのは、主催団体のPACEからは理事会から2人だけのみの参加。後のメンバーはボランティアという面々。昼間は普通に仕事をしている人で、それもNPOにまったく関係のない人が大部分。「そもそもAutismって何よ?」っていうPACEの活動自体知らない人が全体の7−8割ほどを占めていたのではないでしょうか。その頃、私も自慢では無いですがAutismという病気を知りませんでした。

例えば委員会のメンバーはどんな人がいたのかと言うと・・・不動産関連の人、広告代理店勤務の人、デザイナー、金融や投資銀行の人、IT関連の人、レストラン関連の人、財団の人、起業家の人、単にパーティー・社交が好きの人。など等。独身のプロフェッショナル系で、社交好きな人が多かったように思います。また、女性が若干多かった印象があります。

個人的なメンバーに対しての感想は、ある程度責任感があって、知り合いが沢山いて、面白いことがしたいないなーと思っているエネルギッシュな人。NPO関係者でなくても、ファンド・ライジング関係者でなくても、あなたの周りにそのような人が周りに大勢いるんじゃないでしょうか?? 面白い企画には、色々なところから人が集まってきます。 

さて、企画の大まかな流れとしては・・・

自己紹介。前回のイベントの写真や概要の説明。前回のイベントの反省も踏まえ、目的やゴールなど、イベントの戦略を決める

3−4人ほどの小さいグループに分ける。例えば、資金調達係り。オークション係り。食べ物・飲み物集め。宣伝・広告。ウェブやプログラムのデザイン係り。ボランティア係り。など。

その後、グループ内で連絡を取りあって細かい事を決め実行する。

月1−2回くらい委員会全体で集まって、グループの報告や他の人へのヘルプをお願いする。例えば、「オークション品の集まりが悪い。知り合いの人へ声かけて下さい!」「当日のボランティア確保のため、興味のありそうな知り合いに声へかけてください。」など。

会議以外の連絡はE-mailと電話会議で密に連携を図る。

メンバーで共用できる寄付やオークション品のデータベースをつくり、各自でアップデートできるようにする。

やる気が落ちているメンバーには、リーダー的な人から「最近どうよ?」と声がかかってくる。

イベント企画とは別に、PACEの活動やAutismについて知ってもらうために、PACEツアーなるものがファンドライジングメンバーの為に企画。なぜかそのツアーは平日だった為、私は参加できませんでしたが、メンバーに団体を理解してもらうのも不可欠なことだと思います。

イベントの一ヶ月くらい前に、プリ・パーティ(前夜際のようなイベント)を開き、パーティの宣伝と、資金集め、Early Birdのチケット購入を「OO月XX日までに購入すると、30%OFFですよ〜」というようにチケットの購入を促します。このプリ・パーティは、サンフランシスコ市内のバーを貸し切って行ないました。シンプルな飲み物と軽食だけのパーティで、数百人くらい集まったんじゃないでしょうか。 もちろんこのときに集めたお金もPACEへ行きます。ファンド・ライジングです!!

宣伝・宣伝・宣伝! いよいよ日が近くなると、宣伝チームを筆頭にE-mail、ポストカード、ラジオ、新聞、オンライン・カレンダー、口コミ、あらゆるツールを使って宣伝しまくる。

このようなボランティアが集まってのイベント企画では、リーダがいかにボランティアの“やる気”を維持できるか。経験・ネットワークを引き出せるかにかかっています!
 
小規模のNPOは使える資源(人・物・金)が少ないのが悩み。優秀なボランティアは団体にとっては“宝の山”です。

次回は、イベント中・後の話をしましょう。